Eenvoudig innoveren (35):  Businesscases (2)

Nu is het probleem met 20 velletjes papier dat de beslissers (hier voor de eenvoud even ‘de directie’ genoemd) natuurlijk geen tijd hebben om voor elk voorstel twintig bladzijden proza te gaan lezen. Al helemaal niet omdat een deel van de pagina’s bestaan uit spreadsheet-afdrukken met onscherpe en veel te kleine lettertjes.
Dus wordt elke businesscases voorafgegaan door een samenvatting, ook wel managementsummary genoemd. Dit is precies 1 velletje A4 waarop wonderwel alle ter zake doende informatie van de daarop volgende twintig bladzijden past.
Het belangrijkste onderdeel van de managementsummary is de handtekening voor akkoord van de financieel directeur rechts onderin de hoek. Maar waar staat die handtekening voor? Voor de controle door de financiële afdeling. De vraag is wat de financiële afdeling eigenlijk heeft gecontroleerd? Niet de aannames. Dat zijn immers schattingen van toekomstige ontwikkelingen waarvan niemand kan weten of die correct zijn. Zolang de aannames niet echt de spuigaten uitlopen, zijn die altijd correct. (Zie het voorbeeld van de vorige blog: wie kan zeggen of de prijs van een telefoontik over vijf jaar 5 of 6 cent wordt?).

Het enige dat de financiële afdeling kan controleren, is of de berekeningen goed zijn uitgevoerd. En nu is er heel veel kritiek op de software van Microsoft mogelijk, maar een programma als Excel maakt geen rekenfouten.

Nu heb ik al heel wat vergaderingen over businesscases mogen meemaken. Zal ik u een klein geheimpje vertellen: de managementsummary wordt óók niet gelezen door de beslissers! Elk stuk dat ter directievergadering komt, wordt ingebracht door één van de directeuren. Die directeuren hebben het bedrijf min of meer onderling verdeeld. Elke directeur heeft zijn eigen aandachtsgebied. Dit om ervoor te zorgen dat de directeuren elkaar niet teveel voor de voeten lopen. Natuurlijk houdt men elkaar tijdens de directievergaderingen wel op de hoogte, maar zolang het goed gaat met het bedrijf, zal men zich niet snel bemoeien met de bedrijfsvoering door een van de mededirecteuren.
Een businesscase afkeuren van een collega-directeur doe je dan ook alleen als die desbetreffende directeur op z’n nummer moet worden gezet, of omdat die collega-directeur geld of invloed wil hebben uit een van de gebieden van de andere directeuren.
Het al dan niet afkeuren van een businesscase heeft in heel veel gevallen dan ook veel meer te maken met onderlinge (politieke) spelletjes binnen de directie, dan met de inhoud van het voorstel.

Disclaimer: het bovenstaande geldt natuurlijk niet voor directies die als hecht team hun organisatie aansturen en verbeteren.

Businesscases zijn de spiegeltjes en kraaltjes van de huidige managers

Eenvoudig innoveren is een serie beschouwende blogs met telkens een onderdeel uit het innovatieproces. De onderwerpen staan los van elkaar. Ziet u graag een specifiek onderwerp behandeld: aarzel niet om te reageren of een vraag te stellen.
Volgende keer: De innovatieparadox